Tilannekuva allianssihankkeen johtamisessa
25.8.2022
Sanaa tilannekuva käytetään usein synonyyminä tilannetietoisuudelle. Työmaan etenemisestä voi muodostaa tilannekuvan esimerkiksi keskustelemalla työnjohdon kanssa. Tässä blogikirjoituksessa tilannekuvalla tarkoitetaan kuitenkin sellaista hankkeen läpileikkaavaa raportointia, jolla tuetaan tilannetietoisuuden muodostumista hankkeen onnistumisen kannalta keskeisistä asioista.
Allianssihankkeen tietojohtaminen ja sen arviointi
Hankkeen tilannekuvan toteutuksella vaikutetaan kahteen tietojohtamisen osa-alueeseen:
- Tiedon johtamiseen, jolla ohjataan hankkeen toimijoita tuottamaan ja ylläpitämään tilannekuvan kannalta oleellista tietoa
- Tiedolla johtamiseen, jonka yhtenä tavoitteena on tilannetietoinen päätöksenteko
Tilannekuvan muodostamisessa tulisi yhtäältä tunnistaa kussakin organisaation osassa tilannetietoisen päätöksenteon kannalta oleelliset tiedot sekä tiedon esitystavat, ja toisaalta ohjata näiden tietojen keräämistä yhtenäisessä muodossa. Esimerkiksi työnjohdolta saatu tieto kaivantojen tukemisessa syntyneestä kustannussäästöstä voi oikeissa olosuhteissa kääntyä allianssin johtoryhmän päätökseksi rakentaa uusi penkkiryhmä puron varteen. Päätös kuitenkin edellyttää, että allianssin johtoryhmä pystyy suhteuttamaan työnjohdolta saadun tiedon muuhun hankkeen kustannustietoon.
Allianssihankkeessa tilannekuvan palvelutasoa voidaan arvioida esimerkiksi seuraavilla kriteereillä:
- Tilannekuva on päätöksenteon kannalta kattava ja hyödyllinen
- Tieto on ajantasaista ja oikeaa
- Tieto on esitetty ymmärrettävällä tavalla, ja esitystä on miellyttävää käyttää
- Tilannekuva on saavutettavissa ajasta ja paikasta riippumatta
Tilannekuvan palvelutasoa tulee lisäksi arvioida suhteessa tietojohtamisen laajempaan kuvaan. Jos hankkeen tavoitteena on muodostaa itsenäisiä päätöksiä tekeviä tekniikkaryhmiä, tilannekuvan tulee sekä palvella tätä päätöksentekoa että koota siitä syntyvä tieto muiden osapuolten hyödynnettäväksi. Jos taas tekniikkaryhmissä vain koordinoidaan suunnittelua, mutta päätöksenteko on keskitetty johtoryhmälle, tekniikkaryhmän tietotarpeet ovat suppeammat.
Kalasatamasta Pasilaan -hankkeen tilannekuvaratkaisu ja hankkeen johtaminen
Kalasatamasta Pasilaan -hankkeen tilannekuvana toimii hankkeen Intranetissä oleva sivusto, jossa esitetään useista lähdejärjestelmistä ja -taulukoista automaattisesti päivittyvää tietoa. Tieto on koottu ensin ylätason näkymiin (kuva alla), ja haluttuihin yksityiskohtiin pääsee edelleen tarkentamaan eri käyttötarkoituksiin kootuilla alasivuilla. Kaikkia näkymiä pääsee tarkentamaan hiirtä liikuttamalla ja klikkailemalla. Tietoja voi myös osin suodattaa. Tietojen erilliselle raportoinnille ei juuri ole tarvetta.
Periaatteessa selaimella käytettävä tilannekuva ei ole automaattisesti parempi kuin esimerkiksi perinteinen Powerpoint-raportti. Jos hankkeen tiedon johtaminen on kunnossa ja johtamisen tietotarpeet tiedetään, ei ole mikään Amerikan temppu tuottaa tiedosta automaattisesti päivittyvät, määrämuotoiset esityskalvot suoraan hankkeen yhteiseen tallennuspaikkaan.
Tilannekuvan muodostamisessa on kuitenkin lisämausteena se, että johtamisen tietotarpeet hankeorganisaation eri puolilla eivät välttämättä ole tiedossa lähtötilanteessa tai myöhemminkään. Lisäksi tiedolle parhaiten toimivista esitystavoista voi olla erimielisyyksiä tai toiveita ei osata pukea sanoiksi.
Mitä enemmän tietoa tilannekuvassa tulee esittää ja mitä laajemmalle käyttäjien joukolle se on tarkoitettu, sitä vaativampaa tiedon esittäminen käytännössä on. Kullakin käyttäjällä on omat tarpeensa, ja niihin vastataksemme tiedosta tulee usein esittää useampia versioita.
Johtamisen tietotarpeiden ennakointi ja tilannekuvan kehittäminen
Käytännössä hankkeen eri osapuolten johtamis- ja päätöksentekotarpeiden ennakoivassa tunnistamisessa on yhä kehittämisen varaa. Johtamisen edellyttämät tilannetietoisuuden elementit ovat kartoittamatta systemaattisesti, ja Kalasatamasta Pasilaan -hankkeen yhteisessä päätöslokissakin on tällä hetkellä vain kolme tulevaisuuteen kirjattua päätöstarvetta. Toteutusvaihetta kohti etenevää Vallilanlaakson lohkoa koskien syksyllä on edessä kuitenkin lukuisia päätöksiä.
Tämä ei siis tarkoita, etteikö hankkeella ennakoitaisi johtamisen tai päätöksenteon tarpeita, mutta tarpeista ei ole ollut käytettävissä johdonmukaista kokonaiskuvaa. Tilannekuvan kehittämisen kannalta tämä on tarkoittanut muun muassa sitä, että esitettävää tietosisältöä on ollut perusteltua lähestyä hypoteesien kautta, kuten “viikoittaisten tilannekatsausten lisääminen tilannekuvaan auttaa ymmärtämään rakentamistyön etenemistä”.
Yksi Kalasatamasta Pasilaan -hankkeen tilannekuvaratkaisun vahvuuksista onkin ollut siinä, että sen avulla on nopeaa kokeilla erilaisia näkymiä suoraan viimeisimpään tietoon perustuen, ja kun näkymän ensimmäinen versio on kohdillaan, se pysyy ajan tasalla ilman lisätoimenpiteitä. Toiseksi vahvuudeksi on osoittautunut näkymien suodatusmahdollisuus, jolloin hyvin rakennettu näkymä saattaa tukea sellaisiakin johtamisen tietotarpeita, joita ei ole tunnistettu etukäteen.
Tietojenkäsittelyn teknologia kehittyy tämänkin hankkeen aikana huimaa vauhtia, ja johtaminen tilannetietoisuutta tukevine työkaluineen kehittyy väistämättä teknologian mukana. Selainpohjaiset raportointiratkaisut tulevat yleistymään suurten infrahankkeiden raportoinnissa, sillä alkusijoituksen jälkeen ne pohjimmiltaan pienentävät tietojenkäsittelyn ja raportoinnin kustannuksia ja parantavat tiedon saavutettavuutta.
Oliver Heinonen
Kirjoittaja työskentelee Kalasatamasta Pasilaan -hankkeessa riskienhallinnan ja tilannekuvan parissa.
Suunnittelemme ja rakennamme uuden raitiotielinjan ja kehitämme katuympäristöä. Vuonna 2024 pääset linjan 13 kyydissä Kalasatamasta Pasilaan vartissa! Hankkeen toteuttavat yhdessä Helsingin kaupunki, Kaupunkiliikenne Oy, Destia, Sweco, WSP, GRK ja AFRY.